業務上避けられない「アナログ対応」をどう管理する？ペーパーレス＋クラウドストレージの活用で、紙管理よりもより効率よく！
いまだに紙ベースでの作業が多い「就業規則」関連のやりとり。労働基準監督署とのやりとりも加わり、データと紙の2つの管理も手間であるところを、DXで管理と整理を同時に業務改善することができました。
①就業規則を作成して意見書および変更届の郵送やり取りを行い、労働基準監督署へ郵送で届出、その後製本のうえ返却して作業が完了。
②日本経営労務側の就業規則フォルダー内に無数のファイルが混在していたため、どれが作成案でどれが完成版なのかが分かりにくい状況でした。
③36協定を作成した後に労使の押印を取付け、労働基準監督署へ郵送で届出して、その後に受理控えを顧問先へ郵送していました。
①就業規則を作成した後に意見書および変更届はメールでやり取りを行い、労働基準監督署へ電子申請した後はデータを就業規則フォルダーへアップロードします。
②顧問先マイページ側の“就業規則共有フォルダー”内は現行の就業規則のみが保存され、顧問先と共有できるようになった。
③36協定を作成し、労使の押印を取付けた後はRPAを介して労働基準監督署へ電子申請を行い、その後受理控えを就業規則・協定フォルダーヘアップロードして作業が完了です。
アナログとデジタルをデジタルに一本化すると、データの取り違えミスが格段に減ります。電子申請も活用して、人の移動も減らすことができます。
『日本経営労務事務所通信 2023年11月号』（2023年11月1日刊）より一部改変
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