社内・社外でメールでExcelやWordの情報を送り合っていませんか？「あのデータ、どれだっけ…」とデータを探していませんか？
今でも社外とのデータのやりとりを行うツールとして、メールを活用している場面をよく見かけます。ですが給与のデータなど、個人に紐付く内容はうっかり情報が漏れてしまったり、複数バージョンができてデータ探しに時間がかかってしまったりと非効率的です。日本経営労務では、クラウドストレージに共有フォルダーである「給与関連フォルダー」を作成して、メールでのやりとりでかかる煩わしい作業から解放されることができました。
①日本経営労務から願問先へ給与計算の内容を送信する際、データを送る担当者を確認してからパスワードをかけて添付メールにて送信していました。その際、パスワードのかけ忘れや、誤送信の心配がありました。
②顧問先から日本経営労務にデータを受け取る場合も、顧問先によってはパスワードをかけられていなかったり、情報を送ってほしい担当者が抜けている、データ受取の確認メールに返信する必要などの手間がありました。
③添付ファイルの誤送信や修正バージョンの再メールなど、どれが最新のデータか探すことにとても時間がかかっていました。
①給与関連フォルダーに閲覧権限を設定してあるので、給与計算データを送る度にパスワードをつける必要がなく、給与計算データをアップロードするだけで作業が完了します。
②給与関連フォルダーに給与計算データをドラッグアンドドロップし、通知する相手を選んでアップロードすれば通知を送ることができます。
③給与関連フォルダーはクラウド上にあり、Excelであればクラウド上のデータに上書きすることもでき、PDFであればファイルの上書きでの差替も可能です。
クラウドストレージを活用して、PC操作に不得手でも簡単に閲覧の権限まで簡単に設定でき、重要な従業員情報を保護できます。
『日本経営労務事務所通信 2023年9月号』（2023年9月1日刊）より一部改変
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