DX社労士の挑戦

採用適性診断CUBICの
効率化へ挑戦

これまでの適性診断方法

適性診断には、新規採用のスタッフにマークシートへ記入してもらう事が必要となります。その後、CUBICに取り込むためにRPA（Robotic Process Automation）を用いて自動化を試みたのですが、その手順は複雑怪奇であり作業者をとても悩ませるものでした。

1.記入された適性診断マークシートを、スキャナーを使って取り込み画像化
2.スキャナーから取り込んだ画像をRPAを使い解析、CUBICシステムに転記させる
3.適性診断提出処理が済んだことをRPAから顧問先へ返信する

一見、ITを駆使しているように見えるのですがRPAにおける自動処理の中断が頻発するのです。スタッフにマークシートに鉛筆で○を付けてもらうのですが、その〇が薄い・位置がズレている・訂正のため○を付けた箇所に斜線を引いてくる等々、我々の想像を超える記入にRPAが追いつかず、処理結果が思う通りにならないことが多くとてもストレスフルな作業環境になっていました。

DXで作業を効率化

これまでストレスを感じていた、RPAで画像からCUBICに入力する工程を見直すことにしました。新たにフォームを用いて、受験者に回答入力してもらう方法を生み出しました。直接入力したデータをCUBICに取り込むことができれば、転記入力ミスなどのリスクも減ることになります。

1.受験者へ適性診断受診のURLまたはQRコードを送付して案内する
2.適性診断のURL・QRコードを受け取った受験者はスマホやPCから適性診断を回答・送信
3.kintoneで受信して回答データを蓄積
4.RPAがkintoneからCUBICシステムへ転記
5.適性診断提出処理が済んだことをRPAから顧問先へ返信する

これにより適性診断の返答におけるエラーが減り、結果RPAの処理中断が無くなり、ストレスから解放されました。記入から入力により、大幅に生産性があがりました。

『日本経営労務事務所通信 2022年9月号』（2022年9月1日刊）より一部改変