DX社労士の挑戦

「脱・添付メール」で
業務効率化への挑戦

業務での社外・社内のやりとりは今でもEメールが中心という企業は少なくありません。Eメールは誰でも利用できとても便利なツールですが、以下のようなトラブルを経験したことはありませんか？

「宛先を間違えて送信してしまった…」「添付文書に、誤字脱字が有るのに気付いた」
「秘密書面を開くためのパスワードをかけるのを忘れてしまった」

大手企業でも個人情報の流出など、ニュースに取り上げられることも増えて問題視されてきました。その大半は“添付メール”でのトラブルがほとんどです。この“添付メール”、簡単に操作できるのが返って問題が起こりやすい元になっています。我々はその簡単に操作できる事を、リスク対策の観点から見直すことにしました。

メールに添付したデータであったトラブル

①添付データを送ってはいけない担当者を、CCに入れて送ってしまった
②メール送信後に、添付書類の誤字脱字に気付く
③賃金台帳など重要書類にパスワードをかけるべきものを、そのまま送ってしまった

データをメールには添付せず、データを保管するURLをメール文章で通知

前述の①②のトラブルについては、Gmailを用いて拡張機能にて対応しました。〈送信ボタン〉押下後に、〈送信先の確認ボタン〉を出すことと30秒以内であれば〈送信取消〉もできる設定にしています。送信の取り消しはGmailの標準機能として用意されていますので、導入しやすいかと思います。そして③の問題については、クラウドストレージサービスのBoxを利用して、保存されたファイルのURLをメール文章にコピペして送ることにしました。Boxはアップロードしたデータに閲覧権限を持たせる形でのセキュリティが行えるので、添付文書のパスワードよりもより強固にセキュリティ対策を講じることができます。
またこれらの対策で、メールのデータ容量が軽減できます。

『日本経営労務事務所通信 2022年10月号』（2022年10月1日刊）より一部改変