DX社労士の挑戦

「脱・履歴書郵送」で
業務効率化への挑戦

応募書類や採用時の書類を郵送で送る、ごくごく一般的な考えですが
「その書類は、この後誰が保管しますか？」
データでもらってデータで保存すれば書庫は不要になり、出社せずとも確認できますね。アナログな帳票とお別れすることで募集者も応募者も、お互いに良くなることしか思い浮かびません。

「書類がないと仕事が進まない」という思考からの脱却

「応募者の書類選考は紙で必要だ！」履歴書・職務経歴書を郵送で受け取り、面接時に必要な“書類”と思っていませんか？
「年末調整用に数字を入力しなくては！」源泉徴収票を持ってきてもらわないと、年末調整の作業がそのステップから進められないと思っていませんか？
いずれも、「書類がないと仕事が進まない」という考え方が行動に制限をしてしまっています。すべてデジタル化したら業務がどのようになるかをご紹介しましょう。

スマホで撮影したデータをクラウドへアップロード

応募者や内定者に、スマホで履歴書や職務経歴書、源泉徴収票などの帳票を撮影してクラウドストレージへアップロードすれば、いつでも、どこでも帳票を見られる環境を作る事ができます。郵送や帳票の準備、転記などの手間にかかるコストと時間も削減することができます。
採用では、履歴書や職務経歴書を画像やデータで確認した上で書類審査し、合否の通知もメールで行うなど、採用関連をシステムで管理する事が可能になります。
年末調整で提出する書類に関しては、電子帳簿保存法が2022年1月に改正されたことにより書面を電子データに変換することが可能（スマホやデジカメで撮影した画像でもOK）となりました。※出所：国税庁ホームページ
採用関連の書類をデジタル化することで、保管スペースやその対応作業を割愛できてさらに共有しやすくなります。「書類がないと仕事が進まない」という考え方を変えるだけで業務効率化が進められます、一度考え直してみてはいかがでしょう。

『日本経営労務事務所通信 2022年11月号』（2022年11月1日刊）より一部改変