DX社労士の挑戦

クラウドストレージ
「Box」で業務効率化

DropboxやGoogle Driveなどのいわゆる「クラウドストレージ」を業務で既に導入され、活用している会社も多くあるかと思います。その反面、まだ自社内に古くから使っている物理サーバーを運用している会社もみられます。特に中小企業はまだデータの量的にも対応が必要では無かったり、セキュリティ面からクラウドへデータをアップすることが懸念される場合もあるでしょう。
ここでは日本経営労務での物理サーバーを駆使して業務を進めていた頃から、クラウドストレージの「Box」を導入後のワークスタイルの変化をご紹介いたします。

自社に物理サーバー（レンタル品）を設置していた頃のワークスタイル

①サーバーが繋がる会社へ出社しないと仕事が始まらない。
②サーバーのデータ容量が料金プラン化されていて、利用料が上がらないようにサーバー内の不要なデータを削除しながら、騙しだまし利用していた。
③停電の予告がある度に、IT担当者が退勤前に電源を落として朝一出社し電源を入れなおす必要があった。
④データーへのアクセスが容易なため、退職職員によるデータ持ち逃げのリスクがある。
⑤サーバー上のファイルをメール添付でやりとりしていた。
⑥ExcelやWordのデータの数が日増しに増えていき、どれが最新かわかりづらくなってしまう。データを修正したあと上書き保存して閉じた後、実は保存前のデータが正しかったときに泣くしかなかった。

クラウドストレージサービス「Box」の導入でデータ操作が簡単に

①インターネットさえ繋がっていれば、どこからでもアクセス可能。いちいち出社の必要がなくなった。外出先などで緊急時に “スマホ”からもアクセスでき、PCを立ち上げる手間が減った。
②Boxの特徴の一つ、容量無制限って本当？…というのは本当です。それによってデータ容量の多い動画、議事録もZoom録画で不要になりました。
③クラウド上にデータがあるので、Box導入後は停電による影響を受けていません。
④Boxは個別のメールアドレスにてログインしてログ管理されているので、データを誰が削除したのかも把握できるようになりました。
⑤クラウド上にデータがあるので、データごとのURL共有リンクがあるため、そのリンクをメール文章に貼ることで脱・添付ファイルを掲げるまでに変化しました。
⑥Boxでは上書きする度にバージョン管理するため、ファイルの管理が1つで済むようになりました。以前保存したバージョンに戻すことができるので、戸惑うことなく上書き保存ができるようになりました。

『日本経営労務事務所通信 2023年1月号』（2023年1月1日刊）より一部改変