DX社労士の挑戦

複数の機器を利用して、
生産性を向上しましょう。

パソコンのモニター１つとガラケーで仕事していませんか？

●パソコン操作は1画面
・パソコンに入力する内容をまず準備、入力用のデータを紙に印刷していた。
・印刷した紙を見て、パソコンへ手入力していた。

●固定電話とガラケーを使い分け
・顧問先から事務所の固定電話に着信、事務所内で担当者へ取り次ぐ必要があった（不在の場合はメモを残す）。
・発信にはガラケーを使って、着信は固定電話と決めていた。

支給されたから、経費がかかるからと機器の利用についてまではなかなか頭が回らない所だと思います。昔のままでも誰も文句出ないから、とこれまでの機器を使い続けたり、効率化を考慮せずに壊れた分だけを買い換えたりしていませんか？
PCでの操作が増えてストレスになるぐらいなら、PCの環境整備を進めてはいかがでしょう。また携帯電話の使用も会社独自のルールが根付いているケースも少なくありません。事務員さんの取り次ぎなどでかかる時間・ストレスを解放して、他の業務に時間を充ててもらうように画策してみましょう。

パソコンモニター２画面とスマホで業務を効率化

◎デスクトップモニター２画面（もしくはノートパソコン＋モニター）を標準化
・1画面に元となるデータ、もう1画面に入力画面を用意することで紙の印刷が激減しました。
・右の画面から左の画面にコピペできるので、わずらわしいウィンドウ切替操作が無くなり時短化できました。
・オンライン面談では1画面に資料、もう1画面で面談者を確認することができます。

◎正職員へスマホを貸与
・顧問先様から直接担当者のスマホへ着信することで、取り次ぐ手間が激減しました。
・オンライン面談可能な機器をお持ちでない顧問先と、スマホ通話＋Zoomを使うことで大抵の顧問先様とオンライン面談が可能になりました。

最近ではPCを使うシーンでも外部モニター接続が増えてきたかと思います。モニターも1万円台〜と非常に安価になりました。業務効率化のためにうまく活用して、ストレスから解放されましょう。

『日本経営労務事務所通信 2023年2月号』（2023年2月1日刊）より一部改変