社員からの情報収集をDX化しませんか？社員の「いざ」というときの緊急連絡先はすぐに取り出せるように保管されていますか？
日本経営労務の提供している顧問先マイページのリンク集内にある、“本人からの入力フォルダー”は採用した新入社員の方に入社日までに必要な情報をフォームを通じて依頼し、ビューアを使用して入力した回答を本人が確認することができます。ここで特に注目したい情報は、給与振込口座と緊急連絡先です。どの職場でも確認するであろう情報ですが、この仕組みを導入することで従来作業に比べて情報収集のスピードアップと正確性が向上し、効率向上に繋がりました。
①給与振込口座情報について、紙・Eメール・GoogleFormsなど複数の方法で回収していたため、統一性がない状況であった。
②従業員の緊急連絡先情報については、紙で回収して社長の引き出しにいれてある、そもそももらっていなかったなど活用できるような情報収集になっていなかった。
①フォームで収集した各種データから給与計算ソフトにコピペで対応など、データの転記ミスや情報の提供不足・誤字などのトラブルが減りました。
②顧問先マイページ-リンク集内の“本人入力フォルダー”に記載された緊急連絡先は、スマホからも閲覧できるので問題が起きた場合など、その場で電話をかけられます。
※従業員の新規登録を本人へ入力依頼（代理入力）した場合に限ります。
《緊急連絡先情報を紙で回収し大切に保管している方へ》
もし不測の事態が発生した場合、紙で保管する緊急連絡先情報にアクセスできる状況にありますか？万が一、その情報が利用できない状況になった場合、迅速かつ正確な対応が難しくなる可能性があります。十分な備えを行い、緊急時に活用できるようご注意ください。
《緊急連絡先情報を回収していない方へ》
もしまだ緊急連絡先情報を回収していない場合、緊急事態が発生した際の適切な対応策を用意されていますか？緊急時には迅速な連絡や対応が不可欠です。事前に必要な情報を収集する手段を検討し、適切な対策を立てるようにこころがけましょう。
緊急連絡先情報をいつでも素早く使えるためにも、ITツールを活用してDX化しましょう。
『日本経営労務事務所通信 2023年7月号』（2023年7月1日刊）より一部改変
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