手続き書類のデータ化で、郵送の手間やコストを削減することができます。またいつでも・どこでもデータを見られます。
日本経営労務でご提供している顧問先マイページ-リンク集内の“手続関連フォルダー”では、行政へ申請した控え・公文書などをデータで保管することができます。 アナログな帳票のやりとりがこれまでは業務とされてきましたが、電子化するメリットが一番多く受けられるのは既に業務でも取り入れられご存じかと思います。ただし、メール添付やサーバー内でもデータがあちこちにあったりと、データの保管については様々なトラブルも起きやすいのが現状です。 日本経営労務の顧問先マイページでは、まず「データが欲しければここにある」という事を決め、顧問先とのやりとりをまとめることから取り組み始めました。
①申請書類の控えを郵送していた時代、日本経営労務からの郵送料だけでも月に10万円を超えていました。郵送料をカットするために申請書類の控えをクラウドストレージへの保存に切り替えてみましたが、顧客ごとに毎回保管場所のURLを案内する必要がありました。
②離職票など本人へお渡しする必要のある書類の控えは、郵送など転送する必要がありました。
③書類の控えを郵送や添付メールで送る場合は誤送信などに注意が必要であり、また時間が経過するとやりとり詳細が不明瞭になることがありました。
①顧問先専用のマイページを利用することで、書類の控えや公文書をRPAが“手続関連フォルダー”へアップロードして通知するようにしました。これにより、郵送代やURL貼り付けにかかる時間を節約することができました。
②人事担当者様から従業員ご本人に、“手続関連フォルダー”からPDFデータをダウンロードしていただきメールで送信することで、顧問先でも郵送代を節約いただけます。
③書類の控えや公文書は“手続関連フォルダー”内に個別に整理されますので、いつでも、スマートフォンからでもアクセスできます（※ログイン用のPCで使用しているメールアドレスの受信が可能な場合に限ります）。これにより情報の閲覧が容易になります。
データ保管する場所を統一して、かつクラウドで管理すれば「いつでも、どこでもデータにアクセスできる」と使い勝手が良くなります。
『日本経営労務事務所通信 2023年8月号』（2023年8月1日刊）より一部改変
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